Obor mzdového účetnictví se neustále dynamicky mění. Zpracování mezd tak není jen otázkou přípravy pár smluv nebo mzdového výměru. Spíše komplexní disciplína, při které musíte neustále sledovat nové právní předpisy a prohlubovat své znalosti. Kdy se tak vyplatí přenechat tuto starost odborníkům?
Z rozhovorů s našimi klienty víme, že majitelům malých firem může starost o personalistiku, docházky, mzdy nebo pracovní smlouvy a další podobnou agendu zabrat až jednu třetinu jejich pracovního času. A to i v případě, kdy má společnost třeba jen pět zaměstnanců. Je to čas, kdy by se mohli věnovat jiným aktivitám, jako je odborná práce, rozvoj firmy nebo třeba promýšlení její vize.
Co v otázce delegování zpracování mezd zvážit
Kromě vysoké časové náročnosti to bezesporu jsou i komplexní právní regulace. Držet krok s novými zákony, novelami a dodatky smluv vyžaduje nejen čas, ale i specifické znalosti. V této oblasti je proto výhodné se spolehnout na profesionály.
Vyvarujete se tak chyb, které v mzdovém účetnictví mohou vést k vážným finančním a právním komplikacím.
Důležitou roli hraji i náklady. Pro firmy s méně než 400 zaměstnanci se vlastní mzdová účetní často nevyplatí. Osobní náklady, potřeba pracovního prostoru, nákup a aktualizace softwaru, a neřešitelný problém zastupitelnosti – to vše jsou výdaje, které outsourcing může výrazně snížit.
Přechod k externímu mzdovému účetnictví v 5 krocích
Delegování mzdového účetnictví a personalistiky externím odborníkům vyžaduje pečlivou přípravu a plánování. Zde jsou kroky, které byste měli podniknout:
- Rozhodněte se pro změnu: Že chcete procesy v oblasti mezd a personalistiky přenechat externím specialistům bude jeden z nejtěžších kroků, který na cestě ke zpracování mezd externí firmou budete muset udělat.
- Definujte činnosti k delegování: Přesně specifikujte, které činnosti a procesy chcete outsourcovat. Externí mzdou účetní pravděpodobně zaměstnáte na dva až tři dny v měsíci.
- Vyberte externí odborníky: Hledejte zkušené profesionály s dobrými referencemi. Nebojte se důkladně vyptat na jejich zkušenosti.
- Nastavte dobře procesy a zkušební provoz: Před zahájením plné spolupráce doporučujeme jeden měsíc zkušebního provozu. Máte tak šanci nové externisty lépe poznat. Budete mít také příležitost doladit potřebné termíny a procesy.
- Ostrý provoz: To je fáze, kdy si naplno uvědomíte časovou úsporu, kterou vám externisté přinesli. Schvalování výplat mezd by nemělo zabrat víc než jednu hodinu měsíčně. Ušetřený cenný čas vám umožní soustředit se na klíčové aspekty vašeho podnikání.
Pokud se potýkáte s podobnými výzvami, možná právě nastal ten správný čas na změnu. JKedit je zde, aby vám s touto transformací pomohl. Napište nám třeba hned.
