Usínáte každý den s laptopem v posteli? Nestíháte vyřizovat telefonáty, odpovídat na emaily a k tomu ještě spravovat sociální sítě své firmy? Řešením může být delegování. Co to vlastně delegování je? Proč je prospěšné? Co všechno zahrnuje? Máme pro vás 8 kroků, které vás jednotlivými fázemi delegování provedou.
O co vlastně jde
Co je to delegování? Sloveso „delegovat“ pochází z latinských slov „de“, které znamená „od“ a „legis“, česky „právo“. „Delegovat“ tedy znamená někoho vyslat jaké svého zástupce, přenést na něj svoji pravomoc, své odpovědnosti nebo úkoly. V případě firmy znamená delegovat přidělit zaměstnancům konkrétní úkoly a pravomoci k tomu je uskutečnit. Delegování zároveň zahrnuje zajištění podmínek a zdrojů k efektivnímu dokončení zadaných úkolů.
V zásadě o tom samém mluvíme i v případě delegování v domácnostech. Ať už jde o jednorázové zadání domácích prací dětem nebo žádost o vyzvednutí balíku z rukou kurýra, nebo o trvalé delegování s konkrétní činností, vždy je s tím spojeno převedení pravomocí a zajištění podmínek pro realizaci těchto úkolů.
Ať už mluvíme o delegování v podnikání nebo doma, od toho, kdo deleguje, je vyžadována více či méně velká důvěru vůči tomu, koho deleguje. Ta se přirozeně získává na základě zkušeností, respektive na základě posouzení úspěšnosti splnění minulých delegovaných úkolů a pravomocí.
Proč je delegování prospěšné
Proč je delegování výhodné? Pro to, abyste se ve své rodině nebo firmě do delegování pustili, existuje mnoho dobrých důvodů. Jaké důvody to jsou?
Uvolní se vám ruce pro důležitější a strategické úkoly, které vyžadují vaše osobní zúčastnění se.
Díky projevené důvěře vůči delegovaným budujete silnější a zkušenější tým, ať už jde o rodinu nebo firmu. Důvěra projevená dalším členům týmu posiluje pevné vztahy a motivuje.
Nezapomeňte na pravidlo, že 99 procent toho, co vede k úspěšné firmě, nebudete vy osobně nikdy dělat. Bude se to dít díky vašemu delegování druhých.
Vystresovaný šéf, partner nebo rodič nepůsobí pozitivně na své okolí. Druzí vycítí, že nejste v pohodě a vaše nálada se dříve nebo později přenese i na ně. Delegováním druhých tedy posilujete pozitivní a příjemné ovzduší doma i ve firmě.
Fáze delegování
K tomu, abyste začali a úspěšně pokračovali v delegování druhých, je nutné projít dvěma základními fázemi delegování, které zahrnují 8 jednotlivých kroků. První fáze zahrnuje tři kroky a spočívá ve srovnání si delegování v hlavě. Druhá fáze zahrnující dalších pět kroků znamená uvedení všech tipů a podnětů do praxe. Zkrátka to vyzkoušet.
1. krok – Otevřete se možnostem
Začněte se bavit s druhými lidmi, jaké mají zkušenosti s delegováním druhých. Ptejte se jich na úspěchy i neúspěchy, na to, co je k delegování podnítilo. Nebojte se zeptat na cokoliv.
Připojte se ke skupině živnostníků na Facebooku, oslovte jiné podnikatele na internetu. Pozvěte někoho na kávu. Uvidíte, že za nějakou dobu získáte přátele, kteří vás k delegování druhých budou sami motivovat svým příkladem.
2. krok – Pamatujte na to, proč vlastně chcete delegovat
Důvod, že to říkají druzí, je nedostatečný, Vy sami musíte věřit tomu, že delegování má smysl. Položte si otázky: Co všechno chci delegovat na druhé? Na koho chci konkrétní pravomoce delegovat? Měl by to být kmenový zaměstnanec, brigádník nebo externista? Jaký mám plán s časem, který se mi tím uvolní? Co konkrétně po druhých chci? Nový web, nový prostor, nový marketing? Chci víc prodávat nebo víc produkovat? Chtěl bych investovat v zahraničí?
3. krok – Opusťte myšlenku, že nejlíp si uděláte všechno sami
Je to pravda. Správný manažer nebo zakladatel firmy potřebuje kvalitně odpočívat. Práce na 200 procent dlouhodobě ničí rodinné vztahy a později i ty profesní. Workholismus je projevem toho, že jste člověk, kterému chybí sebekázeň a správný žebříček hodnot.
4. krok – Napište si, na čem vaše podnikání stojí
Tentokrát vezměte na kafe sami sebe a sepište si tři kolonky: co všechno děláte vy, co všechno dělají druzí a co všechno potřebujete, aby se začalo dělat. Možná si začnete psát i čtvrtou kolonku s tím, co zbytečného se ve vaší firmě nebo rodině dělá. Sepište si priority, i méně důležité úkoly. Napište si, co je potřeba dělat každý den, každý týden a každý měsíc.
5. krok – Vyberte to, co delegujete na druhé
Zvolte činnosti a úkoly, které byste chtěli delegovat na druhé. Rozhodněte se, že sepíšete alespoň tři věci, které převedete na druhé. Nebojte se toho. Šlápněte do toho. Uvidíte, že se vám uleví.
6. krok – Vytvořte manuál
I když budete delegovat jen jednoho nebo deset lidí, vytvořte manuál činností, co všechno delegování zahrnuje. Sepište jednotlivé konkrétní a klidně co nejpodrobnější body, co vše je potřeba udělat. Rovnou někoho delegujte, aby vytvořil šablonu těchto úkolů, které se pak rozešle jednotlivým delegovaným kolegům a kolegyním.
7. krok – Vezměte do týmu další lidi
Podle toho, co vám v seznamu činností vyjde, poptejte a sežeňte konkrétní lidí, na které budete tyto úkoly delegovat. Zpočátku může jít jen o jednotlivce, později možná o celé skupinky nových kolegů a kolegyň.
8. krok – Trénujte a delegujte dál
Nespokojte se s tím, že jen jednou delegujete druhé a pak už nic. Delegujte stále a znovu. Obnovujte si seznam konkrétních úkolů. Některé budou splněny, jiné nové vyvstanou. Upravujte cesty k jejich dosažení. Komunikujte s delegovanými kolegy. Motivujte je, dejte jim radu, zajímejte se o jejich pokrok. Nikdy je nezapomeňte pochválit. Ať je vaše pochvala konkrétní. Starověký král Šalomoun, mimo jiné zkušený manažer delegující druhé, poznamenal: „Jako zlatá jablka ve stříbrné míse, je slovo pronesené v pravý čas.“ Vaše pochvala bude druhé motivovat.
Položili jsme otázku dvěma podnikatelům: Jak se vám daří delegování ve firmě a doma?
Kateřina Haring – prezidentka Českomoravské asociace podnikatelek a manažerek
Delegování je vždy tak trochu výzva, ať už v podnikání nebo doma. Musíte totiž našlapovat jemně a nevyděsit delegovaného a to platí pro práci i domov.
Doma s tím problém asi nemám a za roky manželství si troufám tvrdit, že jsem našla způsob, jak správně delegovat i na manžela, aby to nebral, že ho moc úkoluji.
Ještě jemněji postupuji s dcerou, která má 11 let a tak ji svěřuji čím dál tím „důležitější“ a odpovědnější úkoly, aby měla pocit důležitosti a hlavně aby se naučila samostatnosti. A také si to musím, v obou případech vždy dobře načasovat. Příklady sice táhnou nejvíce, ale nebudu přeci čekat, že když někdo uvidí, že makám, že se dobrovolně přidá ????.
Jasně, že se stane, že občas vypěním a rupnou mi nervy – to nejčastěji doma, protože paradoxně si k rodině dovolíte více, než ke kolegům.
V podnikání s delegováním problém nemám. Jen si musím dát pozor, abych nepřeúkolovala ty, kteří jsou schopní a dělají práci rychleji než kolegové – aby u nich např. nevznikla frustrace z toho, že „za odměnu“ toho dělají více, i když jsou pak, pochopitelně také lépe ohodnoceni. A občas se také stane, že nedeleguji, to když vím, že to udělám rychleji, protože kolegové dělají např. na jiných úkolech a můj nový by je zdržoval od toho, co dovedu udělat rychle sama.
Milan Meinhold – business development manažer
Delegovat neznamená, zbavím se nepohodlné práce a bude to dělat někdo jiný. Delegovat znamená: předat něco takovým způsobem, že se tomu už nemusím více věnovat a bude to fungovat. Je to proces a má své zásady.
Stejné je to i doma, když deleguji svým dětem nějakou činnost, jako například servis okolo akvária. Samozřejmě, že jsem pořád připraven pomoci radou i prací, ale hlavní zodpovědnost za fungující akvárium je už na mém synovi.
Tedy v delegování doma a v práci rozdíl není, akorát finanční ztráta za nedobře odvedenou práci je ve firmě podstatně citelnější než doma.
Přesto delegování je činnost, kterou se učím pořád a čím jsem starší, tím si myslím, že o delegování víc nevím, jak vím. Je to práce s lidmi a každá generace, se kterou jsem pracoval, měla jinou zodpovědnost, přistup k práci, ochotu se učit a pro zákaznický přistup. Takže neustále hledám ten právní mix, jelikož každá disharmonie a nefunkčnost nás stojí peníze.
